Синтаксичні особливості ділових паперів

Мова — могутнє знаряддя і шкільного навчання, і наукової, і публіцистичної думки, і ораторського мистецтва, і поетичної творчості, і ділового листування, і дипломатичних переговорів. (М. Рильський)

 

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рекламне агентство міжнародноїтелерадіокомпанії «Тоніс» пропонує свої послуги.

Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Якщо ж використовуються складні, то вони невеликі: одне-два підрядних речення чи дієприкметниковий або дієприслівниковий звороти.

Тип°ва ознака ділового стилю — використання віддіє-вних іменників. Вони створюють загальне уявлення про

Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 1997року; подати звіт до 20 серпня 1997року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники.

Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

Характеристика

Характеристика — це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Є характеристики виробничі, атестаційні, для вступу до навчального закладу та ін. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій дається характеристика, пишеться після назви, з правого боку, в родовому відмінку. В цих рядках вказуються і анкетні дані (Осадчого Василя' Опанасовича, 1953року народження, освіта вища). Далі подаються дані про трудову діяльність (у теперішньому часі, форма третьої особи), характеристика ділових якостей і висновки. Обов'язково вказується призначення характеристики, ставиться дата і підпис керівника.

Оголошення

Оголошення — це інформація про будь-які події: відкриття навчальних закладів, влаштування урочистостей, концерти, в галузі підприємницької діяльності, продаж товарів та ін. Оголошення дають як окремі підприємства, організації, державні установи, так і приватні особи.

Подаємо зразки:

Етика ділового спілкування

Рідна мова — це найособистіша і найглибша сфера обстоювання свого, «я», коли воно є, своєї особистої і національної гідності. (І. Дзю6а)

Важливим компонентом ділового спілкування є етика мовлення. Недаремно один мудрий філософ сказав: «Заговори, щоб я тебе побачив». Вислів віками не втрачає своєї актуальності. Адже від того, якими лексичними засобами володіє мовець, яку має інтонацію, вимову, як послуговується жестами, емоціями — залежить рівень його освіченості й культури.

Виховану людину завжди вирізняє ввічливість, привітність, доброзичливість, тактовність, стриманість, повага до співрозмовника, здатність до співчуття та розуміння оточуючих. І особливу роль у цьому відіграє слово: вчасне, доречне, вагоме, переконливе.

Вміння володіти словом — велика майстерність.

Не секрет, що не завжди на належному рівні ведуться ділові переговори, виступи перед співробітниками чи незнайомою аудиторією. І, на жаль, частково огріхи припадають на невдало підібрані й сказані слова. Наприклад, доповідачі, лектори у своїх виступах часто вживають російські слова в українському варіанті або ж навпаки, тобто калькують їх. Насичують свою мову просторіччям, територіальними діалектами, нехтують вимовою, а іноді й роблять це навмисне, мовляв, для «кращого ефекту», але досягається зворотній. .

Часто можна почути, як через мовознавчу некомпетентність порушується граматична й лексична структура слів. Нерідко виступаючі говорять:

лекція (замість) лекція

тема (замість) тема

проблема (замість) проблема

навєрно (замість) мабуть

конєшно, канечно (замість) звичайно

невздовзі (замість) невдовзі

пойнятно (замість) зрозуміло

поощряє (замість) заохочує

Европа (замість) Європа

сольоний (замість) солоний

тута (замість) тут

український (замість) український і т. д.

Не завжди розрізняється й логічна структура слів. Наприклад: прошу (будь ласка) і прошу (звертаюся з проханням), шкода (про жалість, втрати, збитки) і шкода (даремно, не варто).

Трапляється, що не точно коментується значення і вживання паронімів. Наприклад: відігравати (роль), грати (на чомусь) і ґрати (конструкція).

З'явилась проблема і у використанні букви ґ. Дехто намагається вживати її взагалі замість г. У випадках сумніву слід звернутися до українського правопису.

Іноді мовці у виступах використовують книжні слова, різні граматичні звороти, маловідому термінологію. Така мова не сприймається слухачами, стомлює їх, створює дискомфорт і свідчить про низький рівень виступаючого.

Бувають випадки, коли доповідач чи лектор нав'язливо звертається до слухачів «Вам зрозуміло?», «Вам ясно?». Запитання такого типу свідчать, що виступаючий недооцінює слухачів і цим ображає їх.

Отже, аби не траплялося подібних ситуацій, потрібно скористатися загальноприйнятими нормами ділового етикету.

Мова виступу, доповіді, лекції має бути бездоганною, простою, зрозумілою широкому колу слухачів. Слід уникати іншомовних слів, якщо є українські відповідники; сполучників типу: тому що; через те, що; у зв'яжу з тим, що; враховуючи те, що; з огляду того, що; зважаючи на те, що; так, як; про те, що і т. д.

Важливим є також правильне й доречне використання вставних слів і виразів, обережне послуговування крилатими словами та іншими фразеологізмами. Тут треба враховувати професіональний і віковий контингент слухачів.

Для ефективності ділових взаємин варто зорієнтуватися не лише в собі, айв тих, хто оточує, виробити свою манеру спілкування. Спілкуючись, треба триматися скромно й впевнено. Належить подбати й про атмосферу приязності, товариськості, вільного й рівноправного обміну думками. Необхідно передбачати і враховувати реакцію слухачів.

Доповідач повинен говорити чітко, переконливо, не поспішаючи, в ході мовлення змінювати інтонацію, щоб мова не була монотонною. Буває й так, що спілкуючись, співрозмовники не завжди розуміють один одного. Не слід забувати, що в будь-якій ситуації можна дійти згоди. Запорукою успіху в цьому є взаємодовір'я.

Отже, уважне, дбайливе ставлення до мови є зовнішньою ознакою мовного етикету.

Декларація

Автобіографія

Автобіографія — це опис свого життя. Складається вона довільно. Проте протягом років виробилися певні вимоги до оформлення цього офіційного документа.

Автобіографія подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в інших випадках. Пишеться вона від руки, на аркуші паперу, іноді на спеціальному бланку. Форма викладу —від першої особи. Прийнято всі відомості подавати в хронологічному порядку.

В автобіографії вказується рік, місяць і число народження; прізвище, ім'я та по батькові батьків, їхня професія; освіта; відомості про трудову діяльність та участь у громадському житті; сімейний стан; склад сім'ї; домашня адреса; дата складання автобіографії; у кінці ставиться підпис. Подаємо зразок автобіографії:

Запам'ятайте: у словах життя, оформлення, навчання, складання пишеться два т за правилом: приголосні д, т, з, с, л, н, ж, ш, ц, ч подовжуються (а на письмі позначаються двома літерами), коли вони стоять після голосного перед я, ю, і, є в усіх відмінках середнього роду II відміни (крім родового множини); прізвище Черненко пишеться за загальними нормами українського правопису; слово Київ відмінюється як іменники II відміни; у назвах газет «Вечірній Київ» і «Молодь України» за правилами українського правопису перше слово пишеться з великої літери, а сама назва береться в лапки; у словосполученні Київська книжкова друкарня наукової книги за правилами українського правопису пишеться з великої літери лише перше слово; слово електронно-обчислювальний пишеться через дефіс за правилом: через дефіс пишуться складні прикметники, утворені з двох або більше прикметникових основ, якщо названі цими основами поняття не підпорядковані одне одному.

Акт

Акт — це документ правової чинності, складений однією або кількома особами на підтвердження певних подій чи фактів. Виділяють акти законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо законів, указів, постанов. Адміністративні ж складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.

Як правило, акти — це документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо. До формуляру акта входять такі реквізити: автор документа; дата і місце складання; номер затвердження; заголовок; підстава; склад комісії; присутні; текст. Виклад і форма тексту регламентовані: вступна й констатуюча частини.

Іноді в констатуючій частині дані повторюються, їх можна оформити через таблиці.

Візується акт усіма особами, які брали участь у його складанні.

Наводимо зразок акта.

Розписка

Розписка — це письмовий документ, що складається на підтвердження яких-небудь дій.Текст пишеться у довільній формі. Обов'язкові реквізити; прізвище, ім'я та по батькові особи, що дає розписку, виклад (якщо це позичка грошей, вказується сума, якщо йдеться про матеріальні цінності, перелік їх), дата і підпис.

Складається розписка в одному примірнику. Іноді вказуються свідки, якщо виникає потреба в їхній присутності.

Подаємо зразки:

ЗРАЗОК РЕЗЮМЕ, ПРИКЛАД РЕЗЮМЕ

При складанні резюме слід пам'ятати про наступні принципи:

• Структурованість. Вся інформація в резюме повинна викладатися в певній послідовності і відповідати вибраній формі.
• Вибірковість. Обдумуючи своє резюме, перш за все визначте його мету, тобто вирішіть, яку роботу ви хочете отримати. Проаналізуйте свій професійний досвід і виберіть з нього лише те, що в точності відповідає поставленій меті. Вибірковий підхід захистить резюме від зайвої, непотрібної інформації.
• Об'єктивність. Описуючи свій досвід і навики, будьте реалістичні і об'єктивні. Ви маєте бути готові обґрунтувати все, що вказали в резюме.
• Стислість. Об'єм резюме не повинен перевищувати двох сторінок, тому інформацію необхідно викладати коротко, роблячи акцент на найбільш важливих і значимих для працедавця моментах.
• Конкретність. Необхідно бути конкретним у виборі формулювань.
• Активність. Не будьте багатослівні і уникайте пасивних форм. Підкреслюйте досягнуті результати.
• Позитивність. Віддавайте перевагу позитивній інформації.
• Акцент на досягненнях. Концентруйте увагу на Ваших досягненнях.
• Старайтеся не використовувати займенник «я».

Коли резюме вже написано

На закінчення перевірте Ваше резюме по наступних позиціях:

• попросіть кого-небудь, хто добре володіє мовою, на якій написано резюме, перевірити його;
• в описі теперішньої роботи використовуйте дієслова в теперішньому часі, наприклад, працюю, проектую;
• відповідно при описі попередніх місць роботи використовуйте дієслова в минулому часі;
• будьте послідовні: якщо Ви один раз використовували скорочення, використовуйте його у всьому резюме (але краще приводити всі найменування повністю);
• уникайте довгих фраз і мудрованих слів;
• чітко виділіть необхідні заголовки;
• прослідкуйте, щоб Ваше резюме було оформлено в одному стилі;
• вибирайте зручний для читання формат (великі поля, не дрібний шрифт, але і не дуже крупний, достатня відстань між рядками і т.п.);
• для друкованої версії використовуйте папір білого кольору хорошої якості;
• дуже важливо вмістити Ваше резюме на одній, максимум на двох сторінках;
• будьте впевнені, що Ви зможете підтвердити всю інформацію, яку Ви включили в резюме.

Зразок резюме

Петренко Іван Іванович

Контактна інформація:
тел. (032) 123-45-67
e-mail: ivan_petrenko@ua.fm

Посада:
Програміст

Загальний досвід:
Створення програмного забезпечення на мові програмування С++. Відладка готових програм і навчання співробітників.

Досвід роботи:
Травень 2003 – теперішній час
ТзОВ "БудСервіс" (будівельна фірма)
Програміст

• Створення програм на мові С++;
• Навчання співробітників.

Вересень 2000 – Квітень 2003
ПП "Світ комп’ютерної техніки" (торгівля комп’ютерною технікою)
Програміст

• Створення програм для Інтернету;
• Налаштування готових програм;
• Навчання співробітників.

Освіта:

1995 - 2000р. Національний університет «Львівська політехніка»
Інститут прикладної математики та фундаментальних наук
Спеціальність: Соціальна інформатика, магістр.

Додаткова освіта:
1999 – 2000р. Курси англійської мови.

Знання ПК:
знання мов програмування: C++, Java, Accembler, PHP.

Іноземні мови:
Англійська, польська мови – розмовний рівень.

Додаткова інформація:
Вік - 26 років
Сімейний стан – не одружений, дітей немає
Наявність закордонного паспорту, водійські права категорії "В", досвід водіння 2 роки

Протокол.Витяг з протоколу

Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо.

 Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. 

У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.

Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: Слухали; Виступили; Постановили (Ухвалили).

 Після цих слів ставиться двокрапка.

Наводимо зразок протоколу.